Praca zdalna w Kodeksie pracy 2023. Aktualizacja przepisów o pracy zdalnej od 6 kwietnia!
W dniu 6 lutego 2023 roku, w dzienniku ustaw pojawiła się Nowelizacja dot. pracy zdalnej. Nowe przepisy mają wejść w życie 7 kwietnia br. Ustawodawca uregulował przepisy dotyczące Pracy zdalnej oraz pracy hybrydowej. Jednocześnie uchylając przepisy dot. Telepracy. Praca zdalna została uregulowana w rozdziale II c dodanym do działu drugiego Kodeksu pracy. Nowe przepisy przewidują podział pracy zdalnej w trzech wariantach.
Okazjonalna
Pracownik może złożyć wniosek o możliwość pracy zdalnej w formie elektronicznej lub papierowej. Praca zdalna w formule okazjonalnej zwalnia pracodawcę z dodatkowych obowiązków zawartych w ustawie dot. pracy zdalnej, może być ona wykonywana w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Całkowita lub hybrydowa (częściowa w miejscu pracy)
Decydując się na taką formę pracy zdalnej, wymaga zarówno od pracodawcy jak i pracownika kilku regulacji, tak aby sformalizować daną formułę współpracy. Od momentu wejścia w życie ustawy (7 kwietnia br.) pracodawca powinien ustalić procedury / porozumienie / polecenie lub regulamin pracy zdalnej, przekazując pracownikom zasady pracy zdalnej w firmie.
Regulamin powinien zawierać takie min. informacje:
- W jaki sposób pokryje koszty poniesione przez pracownika w momencie wykonywania pracy zdalnej (np. wysokość ekwiwalentu miesięcznego lub ryczałtu)
- Określić zasady kontroli wykonywania pracy przez pracownika w czasie trwania pracy zdalnej w tym ochrony informacji i procedur danych osobowych, a także w zakresie BHP
- Ustalić zasady weryfikacji obecności na stanowisku pracy, a także porozumiewania się pomiędzy pracownikiem a pracodawcą w momencie wykonywania pracy zdalnej
- Zasady instalacji, aktualizacji i serwisu urządzeń powierzonych pracownikowi, niezbędnych do wykonywania pracy
Obowiązki Pracodawcy
Pracodawca zlecając pracę zdalną całkowitą bądź hybrydową jest zobligowany zapewnić pracownikowi niezbędne narzędzia i materiały do pracy lub ekwiwalent.
- np. przekazać laptop i/lub monitor do pracy lub gdy w przypadku użytkowania własnego sprzętu wypłacić pracownikowi ekwiwalent za wynajem określając rynkową cenę za wynajem sprzętu.
Obowiązkiem pracodawcy jest również pokrycie kosztów bezpośrednio związanych z wykonywaniem pracy zdalnej.
- Pracodawca jest zobligowany do zwrotu poniesionych podstawowych kosztów np. opłaty za prąd, co obciąża rachunki pracownika. Pozostałe koszty, pozostają do uzgodnienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Pracodawca powinien zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną pomoc techniczną
niezbędną do jej wykonywania.
- Pracodawca jest zobligowany do zwrotu poniesionych podstawowych kosztów np. opłaty za prąd, co obciąża rachunki pracownika. Pozostałe koszty, pozostają do uzgodnienia pomiędzy pracownikiem a pracodawcą.
Zlecenie pracy zdalnej
Pracodawca ma możliwość zlecić pracownikowi pracę zdalna jednak w bardzo ograniczonym zakresie.
Dotyczy to sytuacji wyłącznie nadzwyczajnych.
- np. stan epidemii, pożar w siedzibie firmy, brak prądu spowodowany usterka instalacji eklektycznej itp.
Kto może się wnioskować o pracę zdalna ?
Zarówno praca zdalna wykonywana okazjonalnie jak i praca wykonywana całkowicie lub hybrydowo musi być poprzedzona porozumieniem pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Każdorazowo strony muszą uzgodnić warunki pracy.
W sytuacji gdy pracownik chciałby się udać na pracę zdalna, może złożyć wniosek do pracodawcy,
który zdecyduje o tej formule pracy. Jednak ustawodawca określa dwie grupy pracowników, w
których pracodawca powinien się zgodzić na pracę zdalną, jeżeli charakter pracy umożliwia taką formułę np. księgowi, programiści:
- Rodzic wychowujący dziecko do 4 roku życia
- Pracownik sprawujący opiekę nad innym członkiem najbliższej rodziny lub inna osobą pozostającą we wspólnym gospodarstwie domowym, posiadającym orzeczenie o niepełnosprawności albo orzeczenie o znaczymy stopniu niepełnosprawności.
Jeżeli pracodawca nie wyraża zgody na pracę zdalna dla pracownika w/w grup, ma obowiązek poinformować go pisemnie w ciągu 7 dni uzasadniając odrzucenie wniosku.
W pozostałych przypadkach to pracodawca decyduje o tym czy umożliwi pracownikowi pracę w formie zdalnej.
Pracodawca ma prawo dokonać kontroli w domu pracownika, jednak musi być poprzedzona porozumieniem pomiędzy pracodawcą a pracownikiem. Ustalenia powinny obejmować min. datę i godzinę kontroli oraz powinna dotyczyć kwestii określonych w regulaminie.